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When to use Microsoft Teams and when to send emails?

11 Apr, 2023

Tips and Tricks: When to use Microsoft Teams and when to send emails?

Optimize your business communication by choosing the right tool at the right time

In today’s professional world, communication is a key element of success. Tools such as Microsoft Teams and email have become indispensable for businesses. However, it can sometimes be difficult to know when to use one or the other to optimize exchanges within your organization. In this article, we offer some tips and tricks to help you better understand when to use Teams and when to send emails.

Microsoft Teams: for instant and collaborative communication

Microsoft Teams is a real-time collaboration platform that facilitates exchanges between team members. Here are some situations where Teams is the best choice:

  • Instant Discussions: Teams is ideal for quick, informal conversations where immediate responses are desired. Use individual or group chats to exchange ideas, ask questions or share information quickly.
  • Meetings and video calls: Teams allows you to conduct online meetings, video calls and presentations with participants internal or external to your organization. You can also save these meetings for future reference.
  • Real-time collaboration: Teams makes it easy to collaborate on documents in real time, with the ability to co-edit Word, Excel or PowerPoint files directly within the application.
  • Project tracking: Use team channels to centralize information, files and discussions related to a specific project. This keeps everyone informed and facilitates collaboration between team members.

E-mails: for a more formal and structured communication

Email is a more formal communication tool and is suitable for situations where traceability and structure are important. Here are a few instances where the use of email is preferable:

  • Formal Communication: Email is most appropriate for formal communication, formal requests or important announcements.
  • Sensitive information: Email offers greater control over the privacy and security of information. Use them to share sensitive or confidential data that requires an extra level of protection.
  • Documentation and traceability: Email keeps a written record of communications, which is useful for documentation and future reference. Send emails for exchanges that need to be archived or accessed later.
  • Communication with external recipients: Email is often best suited to communicate with customers, suppliers or others outside your organization.

In conclusion

Choosing the right communication tool for the situation can improve the efficiency and productivity of your team. Use Microsoft Teams for informal exchanges, real-time discussions, and collaboration, and favor email for formal communications, sensitive information, and tracking. By adopting these best practices, you will help create a more organized work environment and facilitate communication within your company.

Some additional tips

To get the most out of Microsoft Teams and email, here are some additional tips to keep in mind:

  • Keep it short and sweet: Whether in Teams or via email, make sure your messages are clear, concise and easy to understand. Avoid long paragraphs and use bulleted lists or short sentences for ease of reading.
  • Use relevant email subject lines: For emails, a clear and informative subject line allows recipients to quickly understand what the message is about and avoid misunderstandings.
  • Pay attention to tone and etiquette: Adapt your tone and language to the person you are speaking with and the context. Stay polite and respectful in all your communications, whether it’s Teams or emails.
  • Manage your notifications: Teams and email can quickly become distractions. Set up your notifications to receive only those that are truly important and feel free to use Teams’ “Do Not Disturb” feature during busy periods.

In summary, making the right choice between Microsoft Teams and email based on context can dramatically improve communication and productivity within your organization. Feel free to experiment and adapt these tips to your own work environment to find the balance that works best for your team.

Stay tuned for our upcoming articles for even more tips, tricks and best practices to optimize your use of digital tools and help your business succeed.

Project for the Web et la gestion de projet dans Microsoft 365 : Pourquoi choisir cette solution 

La gestion de projet est essentielle pour assurer le bon déroulement des activités et la réussite des objectifs d’une organisation. Microsoft 365 offre plusieurs outils pour vous aider à gérer vos projets, dont Project for the Web, Project Professional et Project Online Desktop Client. Dans cet article, nous vous présenterons les différences entre ces outils et vous expliquerons pourquoi Project for the Web est une excellente option pour la gestion de projet. 

Project for the Web, Project Professional et Project Online Desktop Client 

Project for the Web est une solution de gestion de projet basée sur le cloud qui offre une expérience utilisateur simplifiée et conviviale. Il est conçu pour les projets de petite et moyenne envergure et peut être utilisé conjointement avec Microsoft Teams pour une collaboration optimale. 

Project Professional, quant à lui, est une solution de gestion de projet plus avancée et robuste, idéale pour les projets complexes et les organisations de grande taille.

Project Online Desktop Client est une autre appellation pour Project Professional et désigne la version téléchargeable de Project Professional qui se connecte à Project Online. 

Intégration avec Teams 

L’un des principaux avantages de Project for the Web est son intégration étroite avec Microsoft Teams. Il est possible d’ajouter un onglet «Project» ou «Roadmap» directement dans un canal Teams pour accéder facilement à ces derniers.
Cette intégration permet à votre équipe de collaborer efficacement sur les projets en visualisant les mises à jour en temps réel et en discutant des tâches spécifiques directement dans Teams.
 

De plus, les membres de l’équipe peuvent avoir des conversations autour d’une tâche spécifique, ce qui facilite la communication et la collaboration sur les aspects spécifiques d’un projet. 

Lien avec Dataverse et Power BI 

Project for the Web tire parti de Dataverse, une plateforme de données cloud sécurisée et évolutive qui permet de stocker et gérer les données d’un projet.
Grâce à Dataverse, il est facile de créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés pour suivre les progrès d’un projet et prendre des décisions éclairées.
 

Power BI, un outil d’analyse de données et de création de rapports, peut également être utilisé avec Project for the Web pour analyser les données d’un projet et créer des visualisations interactives et personnalisées. 

Naskk, votre partenaire Microsoft Silver en Project and Portfolio Management 

Naskk détient une compétence Microsoft Silver Partner en Project and Portfolio Management, ce qui souligne notre expertise dans la mise en place et le déploiement d’outils de gestion de projet Microsoft. Notre équipe d’experts est prête à vous aider à choisir et à déployer la solution de gestion de projet la mieux adaptée à vos besoins et à ceux de votre organisation. 

Pourquoi choisir Project for the Web 

Project for the Web est une solution idéale pour la gestion de projet dans Microsoft 365 en raison de sa simplicité, de son intégration avec Teams et de ses fonctionnalités de collaboration.
De plus, l’utilisation de Dataverse et Power BI permet de suivre et d’analyser les données de votre projet de manière efficace.
Si vous cherchez un outil de gestion de projet facile à utiliser et bien intégré à l’écosystème Microsoft 365, Project for the Web est un excellent choix.

N’hésitez pas à faire appel à Naskk pour vous accompagner dans la mise en place et le déploiement de la solution de gestion de projet la mieux adaptée à vos besoins!

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À propos de l’auteur

Maxime Labelle

Spécialiste en transformation numérique