Gestion documentaire intuitive, simple et sécurisée.
Optimisez la gestion de données de votre organisation en couvrant l’ensemble du cycle de vie de vos informations critiques. Nos solutions sur mesure assurent une conformité réglementaire, réduisent les coûts et offrent des gains de temps significatifs pour vos équipes.
Une gestion documentaire efficace commence par une solide expertise technique et une compréhension approfondie de vos processus.
Reprenez le contrôle de vos informations critiques, de leur création à leur destruction, grâce à une solution conçue pour répondre à vos exigences de conformité, de sécurité et de performance. Chez Naskk, nous structurons votre environnement documentaire pour vous faire gagner du temps, réduire les coûts et minimiser les risques liés à la gestion de l’information. Tout cela dans le cadre technologique robuste et conforme aux meilleures pratiques, offert dans Microsoft SharePoint et Purview.
Avantages
Une gestion documentaire qui s’adapte à votre réalité
Chez Naskk, nous vous aidons à structurer, sécuriser et automatiser la gestion de vos documents, en l’alignant parfaitement à vos processus internes. Grâce à notre expertise et à l’intégration transparente avec SharePoint et Microsoft 365, vos documents suivent un parcours clair et maîtrisé de leur création à leur destruction. Résultat : plus d’efficacité, plus de conformité, et une organisation plus agile.
- Classification et arborescence
Chaque document est classé selon une structure claire et adaptée à vos processus d’affaires. Grâce à un plan de classification personnalisé et au déploiement de l’arborescence souhaitée, l’information est organisée de façon logique, facile à retrouver et alignée avec votre réalité terrain.
- Gestion automatisée du cycle de vie
Rétention, archivage, suppression : tout est géré automatiquement selon vos règles. Vous respectez vos obligations sans effort, tout en évitant l’accumulation inutile de données.
- Traçabilité et conformité réglementaire
Grâce aux outils de gouvernance et à Microsoft Purview, les clients qui le souhaitent peuvent bénéficier d’une traçabilité complète, de l’audit aux rapports de destruction sécurisée.
- Gain de temps et réduction des risques
Une information bien structurée, c’est moins de recherche, moins d’erreurs, et plus de temps pour ce qui compte vraiment. Vous améliorez la productivité tout en diminuant les risques liés à une mauvaise gestion documentaire.
Foire aux questions
Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un ensemble de pratiques et de technologies visant à organiser, classer, sécuriser et gérer le cycle de vie complet des documents d’une organisation, qu’ils soient numériques ou physiques.
La gestion documentaire permet de structurer l’information selon des règles claires, d’en contrôler l’accès, de garantir sa conformité réglementaire et d’en assurer la traçabilité. Une gestion documentaire efficace simplifie l’archivage, facilite la recherche, accélère la collaboration et réduit les risques liés à la perte ou à la duplication d’information. Bien implantée, elle devient un véritable levier de productivité, de gouvernance et de réduction des coûts.
Quelle est la différence entre une gestion documentaire dans SharePoint et une solution traditionnelle ?
Une solution traditionnelle de gestion documentaire repose souvent sur des dossiers partagés ou des serveurs de fichiers locaux, où l’organisation, la sécurité et le suivi sont limités. Ces systèmes dépendent fortement des bonnes pratiques manuelles et sont peu évolutifs.
Avec SharePoint, la gestion documentaire devient beaucoup plus intelligente et automatisée. Chaque document est intégré dans un environnement structuré, avec :
un plan de classification sur mesure ;
une arborescence cohérente ;
des accès contrôlés selon les rôles ;
des règles de rétention automatisées ;
et une traçabilité complète des actions.
SharePoint permet aussi une collaboration en temps réel, une intégration fluide à Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel) et une gestion centralisée dans le cloud. Résultat : plus de contrôle, plus de sécurité et moins de perte d’information.
Comment fonctionne la gestion du cycle de vie des documents ?
Chez Naskk, nous vous aidons à gérer le cycle de vie complet de vos documents, de leur création à leur destruction sécurisée.
Nos solutions incluent :
l’implantation d’un plan de classification ;
le déploiement de l’arborescence souhaitée ;
la rétention basée sur un calendrier de conservation, en fonction des règles établies ;
la mise en place de stratégies de rétention pour automatiser la durée de vie des documents ;
la destruction sécurisée, accompagnée de la création d’un rapport de destruction pour assurer un suivi rigoureux.
Chaque étape est pensée pour réduire les risques, renforcer la conformité réglementaire et simplifier la gestion quotidienne de vos informations critiques.
Est-ce que Naskk propose un accompagnement après la mise en place ?
Oui, absolument. Chez Naskk, l’accompagnement ne s’arrête pas à la livraison du projet. Nous offrons un soutien continu pour assurer la pérennité et l’évolution de votre solution de gestion documentaire.
Cela inclut :
la formation de vos équipes à l’utilisation des outils ;
l’ajustement des règles ou de la structure au fil de vos besoins ;
le support technique en cas de questions ou de changements à intégrer ;
des recommandations proactives pour améliorer vos pratiques documentaires.
Notre objectif : vous rendre autonome, tout en restant à vos côtés pour que votre environnement documentaire continue de répondre à vos enjeux d’affaires.
Nos documents sont-ils vraiment en sécurité ?
Oui. La sécurité de vos documents est au cœur de notre approche. Nous mettons en place des contrôles d’accès stricts, une traçabilité complète des actions et des règles de gouvernance adaptées à vos besoins.
Avec l’intégration de Microsoft Purview, vos données sensibles sont identifiées, classées et protégées automatiquement. Vous bénéficiez d’outils avancés pour prévenir la perte d’informations (DLP), détecter les comportements à risque et appliquer vos politiques de conformité de façon cohérente.
Chaque utilisateur accède uniquement à ce qu’il est autorisé à voir, et chaque modification est enregistrée. Vous gardez ainsi un contrôle total sur vos documents, en toute tranquillité d’esprit.
Comment assurer la conformité réglementaire avec une solution de gestion documentaire ?
Une bonne solution de gestion documentaire vous permet d’appliquer vos obligations légales de façon structurée, traçable et automatisée.
Chez Naskk, nous mettons en place des règles de conservation basées sur les exigences réglementaires propres à votre secteur (municipal, professionnel, gouvernemental, etc.). Chaque document suit un cycle de vie défini — de sa création à sa destruction sécurisée — avec génération de rapports de conformité à l’appui.
L’utilisation de technologies comme Microsoft Purview renforce cette conformité grâce à la classification automatique des contenus sensibles, la gestion des permissions, les alertes en cas de non-conformité et la traçabilité complète des accès.
Vous êtes donc prêt pour faire face aux audits, tout en réduisant les risques liés aux erreurs humaines ou à la perte d’information critique.
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